INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Ai sensi degli articoli 12 e 13 e, ove applicabile, dell’articolo 14 del Regolamento UE 2016/679

Ultimo aggiornamento: 4 agosto 2026

La presente informativa descrive le modalità con cui FARMACIA COTOGNI S.A.S. DI BRUNO SACCA & C., in qualità di Titolare del trattamento, raccoglie e tratta i dati personali degli utenti che utilizzano il presente portale per consultare e prenotare i servizi messi a disposizione dalla farmacia.

La selezione della casella collegata alla presente informativa attesta la sua presa visione e non costituisce un consenso generale o indistinto al trattamento dei dati personali.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è:

FARMACIA COTOGNI S.A.S. DI BRUNO SACCA & C.

Sede:

Via Nomentana 32

00015 Monterotondo (RM)

Partita IVA e Codice fiscale:

14632591005

PEC:

farmaciacotognisas@pec.sediva.it

Per richieste riguardanti il trattamento dei dati personali e l’esercizio dei diritti previsti dalla normativa è possibile contattare il Titolare attraverso la PEC sopra indicata o tramite gli ulteriori recapiti pubblicati sul portale e sul sito istituzionale della farmacia.

Qualora sia stato nominato un Responsabile della protezione dei dati, i relativi recapiti possono essere richiesti direttamente al Titolare.

2. AMBITO DI APPLICAZIONE

La presente informativa si applica ai trattamenti effettuati attraverso:

– la consultazione dei servizi disponibili;

– la verifica di date e orari;

– la prenotazione degli appuntamenti;

– la modifica o cancellazione delle prenotazioni;

– la creazione e gestione di un eventuale account personale;

– l’invio di conferme, promemoria e comunicazioni operative;

– la gestione delle richieste di assistenza;

– gli eventuali pagamenti online;

– i moduli e i campi presenti nel portale;

– le attività necessarie alla sicurezza e al funzionamento del servizio.

Il portale di prenotazione è tecnicamente fornito attraverso la piattaforma Trafft e può essere raggiunto mediante un dominio o sottodominio collegato alla farmacia.

3. CATEGORIE DI DATI TRATTATI

3.1 Dati identificativi e di contatto

Durante la prenotazione possono essere raccolti:

– nome e cognome;

– indirizzo e-mail;

– numero di telefono;

– data di nascita, quando necessaria;

– dati dell’eventuale account personale;

– dati del genitore, tutore o delegato;

– ulteriori informazioni necessarie a identificare l’utente e gestire la prenotazione.

3.2 Dati relativi alla prenotazione

Possono essere trattati:

– servizio selezionato;

– categoria del servizio;

– sede scelta;

– data e orario dell’appuntamento;

– professionista o operatore selezionato;

– stato della prenotazione;

– modifiche e cancellazioni;

– storico degli appuntamenti;

– comunicazioni connesse alla prenotazione;

– identificativo tecnico dell’appuntamento;

– eventuali informazioni organizzative necessarie alla prestazione.

La selezione di uno specifico servizio sanitario, diagnostico o professionale può rivelare, direttamente o indirettamente, informazioni relative alla salute dell’interessato.

Tali informazioni vengono trattate esclusivamente nei limiti necessari alla gestione dell’appuntamento e all’erogazione del servizio richiesto.

3.3 Dati relativi alla salute

In relazione alla natura del servizio prenotato, possono essere trattati dati relativi alla salute ai sensi dell’articolo 9 del Regolamento UE 2016/679.

La raccolta viene limitata alle informazioni strettamente necessarie per:

– organizzare la prestazione;

– fornire eventuali istruzioni preparatorie;

– verificare i requisiti necessari all’esecuzione del servizio;

– gestire correttamente l’appuntamento;

– adempiere agli obblighi previsti dalla normativa sanitaria;

– consentire al professionista incaricato di erogare correttamente la prestazione.

L’utente è invitato a non inserire spontaneamente nei campi liberi:

– diagnosi;

– referti;

– prescrizioni;

– fotografie di documenti sanitari;

– informazioni su patologie;

– terapie in corso;

– farmaci assunti;

– dati genetici;

– altri dati sanitari non espressamente richiesti.

3.4 Dati tecnici e di navigazione

I sistemi informatici possono trattare automaticamente:

– indirizzo IP;

– data e ora di accesso;

– browser e sistema operativo;

– dispositivo utilizzato;

– log tecnici;

– informazioni necessarie alla sicurezza;

– preferenze relative ai cookie;

– dati tecnici relativi alla sessione;

– informazioni generali sulla provenienza della visita.

Gli strumenti statistici e pubblicitari, quando presenti sulle aree informative del sito, non devono ricevere dati inseriti nei moduli, informazioni relative alla salute, dettagli del servizio prenotato o altri dati idonei a identificare l’utente come destinatario di una specifica prestazione sanitaria.

3.5 Dati relativi ai pagamenti

Quando il servizio prevede un pagamento online, i dati dello strumento di pagamento vengono trattati direttamente dal fornitore indicato durante il relativo flusso.

La farmacia può ricevere informazioni relative:

– all’importo;

– all’esito del pagamento;

– alla data della transazione;

– all’identificativo della transazione;

– agli eventuali dati necessari alla fatturazione.

La farmacia non tratta direttamente i dati completi della carta di pagamento, salvo quanto eventualmente previsto dalla piattaforma o dal fornitore secondo le relative condizioni.

3.6 Prenotazioni effettuate per altre persone

Quando la prenotazione viene effettuata per un minore o per un’altra persona, chi inserisce i dati dichiara:

– di essere autorizzato a effettuare la prenotazione;

– di poter comunicare i dati dell’interessato;

– di aver fornito all’interessato le informazioni necessarie sul trattamento;

– di agire, ove necessario, in qualità di genitore, tutore, delegato o soggetto legittimato.

4. FINALITÀ E BASI GIURIDICHE

4.1 Gestione della prenotazione

I dati vengono trattati per:

– mostrare i servizi disponibili;

– verificare disponibilità, date e orari;

– registrare la prenotazione;

– associare la prenotazione all’utente;

– confermare l’appuntamento;

– consentire modifiche o cancellazioni;

– inviare promemoria;

– gestire richieste connesse al servizio;

– fornire assistenza.

La base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato e l’esecuzione del servizio, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR.

4.2 Trattamento dei dati relativi alla salute

Quando il trattamento comporta dati relativi alla salute, esso viene effettuato in presenza di una delle condizioni previste dall’articolo 9 del GDPR.

A seconda della natura della prestazione e dei soggetti coinvolti, il trattamento può risultare necessario per finalità di medicina preventiva, diagnosi, assistenza o terapia sanitaria, gestione di servizi sanitari oppure erogazione di prestazioni da parte di professionisti soggetti al segreto professionale.

Quando richiesto dalla natura del servizio o dalla normativa applicabile, può essere raccolto un consenso esplicito e separato dell’interessato.

4.3 Comunicazioni operative

I dati di contatto possono essere utilizzati per inviare:

– conferme della prenotazione;

– promemoria;

– comunicazioni relative a variazioni di data o orario;

– avvisi di cancellazione;

– istruzioni necessarie alla preparazione della prestazione;

– informazioni strettamente connesse all’appuntamento;

– comunicazioni relative a problemi tecnici o organizzativi.

Tali comunicazioni non hanno natura promozionale e sono necessarie alla gestione del servizio.

4.4 Gestione dell’account

Quando l’utente crea un account, i dati vengono trattati per:

– permettere l’accesso all’area personale;

– mostrare le prenotazioni;

– consentire modifiche e cancellazioni;

– gestire le credenziali;

– proteggere l’account;

– consentire la cancellazione del profilo.

La base giuridica è l’esecuzione del servizio richiesto dall’utente.

4.5 Assistenza e gestione delle richieste

I dati possono essere trattati per rispondere a:

– richieste di informazioni;

– segnalazioni;

– reclami;

– problemi tecnici;

– richieste relative agli appuntamenti;

– richieste di esercizio dei diritti privacy.

La base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali, l’esecuzione del servizio o il legittimo interesse del Titolare a fornire assistenza e gestire correttamente le richieste ricevute.

4.6 Obblighi legali

I dati possono essere trattati per adempiere a obblighi:

– fiscali;

– contabili;

– amministrativi;

– sanitari;

– regolamentari;

– giudiziari;

– derivanti da richieste delle autorità competenti.

La base giuridica è l’adempimento di un obbligo legale.

4.7 Sicurezza e prevenzione degli abusi

I dati tecnici possono essere trattati per:

– proteggere il portale;

– prevenire accessi non autorizzati;

– individuare comportamenti anomali;

– prevenire frodi e abusi;

– proteggere account e prenotazioni;

– documentare incidenti di sicurezza;

– garantire la continuità del servizio.

La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare alla protezione dei propri sistemi.

4.8 Comunicazioni promozionali

L’eventuale invio di newsletter, promozioni o comunicazioni commerciali avviene esclusivamente sulla base di un consenso facoltativo, specifico e separato.

Il mancato consenso al marketing non impedisce di effettuare una prenotazione.

I dati relativi alla salute e il servizio prenotato non vengono utilizzati per inviare comunicazioni promozionali personalizzate o per creare segmenti pubblicitari sanitari.

5. NATURA DEL CONFERIMENTO

I dati indicati come obbligatori sono necessari per completare la prenotazione.

Il mancato conferimento può comportare l’impossibilità di:

– registrare l’appuntamento;

– identificare l’utente;

– inviare la conferma;

– gestire correttamente la prenotazione;

– erogare il servizio richiesto.

Il conferimento dei dati facoltativi può essere omesso senza conseguenze, salvo che tali informazioni risultino indispensabili per una specifica prestazione.

Il consenso a marketing, profilazione e strumenti statistici o pubblicitari non necessari è sempre facoltativo.

6. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E SICUREZZA

I dati vengono trattati mediante strumenti elettronici e, quando necessario, con modalità manuali.

La farmacia adotta misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui:

– utilizzo di credenziali personali;

– limitazione degli accessi;

– attribuzione di ruoli e autorizzazioni;

– procedure di autenticazione;

– sistemi di backup;

– aggiornamento dei sistemi;

– misure di protezione delle comunicazioni;

– minimizzazione dei dati raccolti;

– verifica periodica degli accessi;

– obblighi di riservatezza;

– formazione del personale autorizzato;

– procedure per la gestione degli incidenti di sicurezza.

7. UTILIZZO DELLA PIATTAFORMA TRAFFT

Il portale di prenotazione viene fornito attraverso la piattaforma Trafft.

Nell’ambito dei dati trattati per l’erogazione del servizio:

– la farmacia determina le finalità e le modalità del trattamento;

– il fornitore della piattaforma tratta i dati secondo le istruzioni della farmacia e gli accordi contrattuali applicabili.

La piattaforma può essere utilizzata per:

– registrare e gestire gli appuntamenti;

– gestire disponibilità e calendari;

– gestire gli account degli utenti;

– inviare notifiche e promemoria;

– consentire modifiche e cancellazioni;

– gestire eventuali pagamenti;

– fornire assistenza tecnica;

– garantire il funzionamento e la sicurezza del servizio.

8. DESTINATARI DEI DATI

I dati possono essere accessibili, nei limiti delle rispettive funzioni, a:

– personale autorizzato della farmacia;

– farmacisti;

– professionisti sanitari;

– personale amministrativo;

– personale incaricato della gestione degli appuntamenti;

– fornitore della piattaforma Trafft;

– fornitori di hosting;

– fornitori di posta elettronica e messaggistica;

– gestori dei pagamenti;

– tecnici informatici autorizzati;

– consulenti amministrativi, fiscali, legali e privacy;

– autorità pubbliche, quando previsto dalla legge.

I fornitori che trattano dati per conto della farmacia vengono designati responsabili del trattamento quando previsto dalla normativa.

L’elenco aggiornato dei responsabili può essere richiesto al Titolare tramite la PEC farmaciacotognisas@pec.sediva.it.

L’agenzia di comunicazione e i fornitori pubblicitari non sono autorizzati ad accedere ai dati sanitari, alle note degli utenti o al contenuto delle prenotazioni, salvo una specifica necessità formalizzata e adeguatamente autorizzata.

9. TRASFERIMENTI INTERNAZIONALI

Alcuni fornitori tecnologici possono trattare dati al di fuori dello Spazio economico europeo.

Quando si verifica un trasferimento internazionale, il Titolare verifica l’esistenza delle garanzie previste dalla normativa, quali:

– decisioni di adeguatezza;

– clausole contrattuali standard;

– misure supplementari;

– altri strumenti previsti dal GDPR.

Ulteriori informazioni possono essere richieste al Titolare.

10. CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali sono conservati esclusivamente per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e trattati, nel rispetto degli obblighi di legge applicabili.

La durata della conservazione viene determinata tenendo conto:

– della natura dei dati trattati;

– delle finalità della prenotazione e della prestazione richiesta;

– degli obblighi amministrativi, fiscali, contabili e sanitari;

– della necessità di gestire richieste, reclami o controversie;

– delle indicazioni previste dalla normativa vigente.

Una volta venute meno le finalità del trattamento e gli eventuali obblighi di conservazione, i dati vengono cancellati, anonimizzati oppure resi non più riconducibili all’interessato, salvo che l’ulteriore conservazione risulti necessaria per adempiere a obblighi di legge o tutelare un diritto del Titolare.

11. PROCESSI AUTOMATIZZATI E PROFILAZIONE

I dati relativi alla salute e alle prenotazioni non vengono utilizzati per adottare decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici o conseguenze analogamente significative sull’interessato.

I dati sanitari e il servizio prenotato non vengono utilizzati per:

– creare pubblici pubblicitari;

– effettuare remarketing sanitario;

– personalizzare annunci;

– associare l’utente a una patologia;

– associare l’utente a un esame, farmaco o trattamento;

– inviare offerte basate sulla prestazione prenotata.

12. DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’interessato può esercitare, nei casi previsti dagli articoli 15-22 del GDPR, i diritti di:

– ottenere conferma dell’esistenza di un trattamento;

– accedere ai propri dati;

– richiederne la rettifica;

– richiederne la cancellazione;

– ottenere la limitazione del trattamento;

– opporsi al trattamento;

– richiedere la portabilità dei dati;

– revocare il consenso;

– non essere sottoposto a decisioni esclusivamente automatizzate nei casi previsti.

Le richieste possono essere inviate a:

farmaciacotognisas@pec.sediva.it

La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

L’interessato può inoltre presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

13. MODIFICHE ALL’INFORMATIVA

La presente informativa può essere aggiornata in seguito a:

– modifiche normative;

– variazioni dei servizi;

– introduzione di nuovi fornitori;

– attivazione di nuove integrazioni;

– cambiamenti nelle modalità di trattamento.

La versione aggiornata sarà resa disponibile sul portale con indicazione della data di ultimo aggiornamento.

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